உங்கள் உற்பத்தித்திறனை மாற்றுங்கள்: ஒரு தனிப்பட்ட கன்பன் அமைப்பை உருவாக்குவதற்கான உறுதியான வழிகாட்டி

தொடர்ச்சியான அறிவிப்புகள், போட்டி முன்னுரிமைகள் மற்றும் முடிவற்ற செய்ய வேண்டிய பட்டியல்கள் நிறைந்த உலகில், கவனம் செலுத்திய உற்பத்தித்திறன் நிலையை அடைவது ஒரு சாத்தியமற்ற தேடலாக உணரலாம். தொழில் ரீதியாகவும் தனிப்பட்ட முறையிலும் நாம் முடிக்க வேண்டியவற்றின் அளவால் நாம் திணறுகிறோம். இந்த குழப்பத்தை நிர்வகிக்கவும், மன அழுத்தத்தைக் குறைக்கவும், உங்கள் வேலையில் தெளிவு பெறவும் ஒரு எளிய, காட்சிப்படுத்தப்பட்ட மற்றும் மிகவும் பயனுள்ள வழி இருந்தால் என்ன செய்வது? தனிப்பட்ட கன்பன் அமைப்பிற்குள் நுழையுங்கள்.

முதலில் ஜப்பானில் டொயோட்டாவால் உற்பத்திக்கு உருவாக்கப்பட்ட கன்பன் முறை, சிக்கலான பணிப்பாய்வுகளை நிர்வகிப்பதில் அதன் சக்தி காரணமாக மென்பொருள் மேம்பாடு மற்றும் தகவல் தொழில்நுட்ப அணிகளால் உலகளவில் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டது. இருப்பினும், அதன் கொள்கைகள் மிகவும் உலகளாவியவை, அவற்றை தனிப்பட்ட நிலைக்குக் குறைக்கலாம், இது தனிப்பட்ட பணி நிர்வாகத்திற்கான ஒரு சக்திவாய்ந்த கருவியை உருவாக்குகிறது. இந்த வழிகாட்டி தங்கள் நேரத்தையும் பணிகளையும் கட்டுப்பாட்டிற்குள் கொண்டுவர விரும்பும் எந்தவொரு உலகளாவிய தொழில்முறை, மாணவர் அல்லது படைப்பாற்றல் மிக்க நபருக்கானது.

தனிப்பட்ட கன்பன் அமைப்பு என்றால் என்ன?

அதன் மையத்தில், ஒரு தனிப்பட்ட கன்பன் அமைப்பு என்பது உங்கள் வேலையை நிர்வகிப்பதற்கான ஒரு காட்சி முறையாகும். இது உங்கள் பணிப்பாய்வுகளின் நிலைகளைக் குறிக்கும் நெடுவரிசைகள் மற்றும் தனிப்பட்ட பணிகளைக் குறிக்கும் அட்டைகளைக் கொண்ட ஒரு பலகையை (பௌதீக அல்லது டிஜிட்டல்) பயன்படுத்துகிறது. நெடுவரிசைகளுக்கு இடையில் அட்டைகளை நகர்த்துவதன் மூலம், உங்கள் முன்னேற்றம், தடைகள் மற்றும் ஒட்டுமொத்த பணிச்சுமை ஆகியவற்றின் தெளிவான, நிகழ்நேரப் படத்தைப் பெறுவீர்கள்.

இது வெறும் மேம்படுத்தப்பட்ட செய்ய வேண்டிய பட்டியலை விட மேலானது. ஒரு உண்மையான கன்பன் அமைப்பு மூன்று அடிப்படைக் கொள்கைகளால் வழிநடத்தப்படுகிறது, அது அதை தனித்துவமாக சக்திவாய்ந்ததாக ஆக்குகிறது:

1. உங்கள் வேலையைக் காட்சிப்படுத்துங்கள்: உங்கள் பணிகளைத் தொட்டுணரக்கூடியதாகவும், காணக்கூடியதாகவும் மாற்றுவது, பட்டியல்களிலோ அல்லது உங்கள் மனதிலோ மறைந்திருக்கும் சிக்கல்கள், சார்புகள் மற்றும் முன்னேற்றத்தை வெளிப்படுத்துகிறது.
2. செயல்பாட்டில் உள்ள வேலையை (WIP) வரம்பிடவும்: இதுதான் ரகசிய மூலப்பொருள். எந்தவொரு நேரத்திலும் நீங்கள் எத்தனை பணிகளில் வேலை செய்கிறீர்கள் என்பதை உணர்வுபூர்வமாக வரம்பிடுவதன் மூலம், சூழல் மாற்றத்தைக் குறைத்து, கவனத்தை மேம்படுத்தி, உண்மையில் பணிகளை விரைவாக முடிக்கிறீர்கள்.
3. ஓட்டத்தை நிர்வகிக்கவும்: இலக்கு பிஸியாக இருப்பது மட்டுமல்ல, பணிகளை ஆரம்பம் முதல் இறுதி வரை சீராக நகர்த்துவதே ஆகும். உங்கள் ஒட்டுமொத்த செயல் திறனை மேம்படுத்த, தடைகளை கண்டறிந்து தீர்க்க கன்பன் உதவுகிறது.

இந்த அமைப்பை ஏற்றுக்கொள்வதன் மூலம், உங்கள் தட்டில் மேலும் மேலும் வேலைகளை "தள்ளும்" நிலையிலிருந்து, உங்களுக்குத் திறன் இருக்கும்போது மட்டுமே ஒரு புதிய பணியைத் தொடங்கும் "இழுக்கும்" முறைக்கு மாறுகிறீர்கள். இந்த எளிய மாற்றம் ஒரு ஆழமான உளவியல் தாக்கத்தை ஏற்படுத்துகிறது, இது அதிகமாக உணர்வதைக் குறைத்து திருப்தியை அதிகரிக்கிறது.

தொடங்குதல்: உங்கள் முதல் தனிப்பட்ட கன்பன் பலகையை உருவாக்குதல்

உங்கள் முதல் பலகையை உருவாக்குவது ஒரு நேரடியான செயல்முறையாகும். உங்களுக்கு எது வேலை செய்கிறது என்பதை நீங்கள் கற்றுக் கொள்ளும்போது, எளிமையாகத் தொடங்கி அமைப்பை மேம்படுத்துவதே முக்கியம். ஒரே ஒரு "சரியான" வழி இல்லை; நீங்கள் தொடர்ந்து பயன்படுத்தும் அமைப்புதான் சிறந்த அமைப்பு.

படி 1: உங்கள் ஊடகத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் - பௌதீக மற்றும் டிஜிட்டல்

உங்கள் கன்பன் பலகை ஒரு ஒயிட்போர்டு போல எளிமையானதாகவோ அல்லது ஒரு பிரத்யேக மென்பொருள் பயன்பாடு போல அதிநவீனமாகவோ இருக்கலாம். இரண்டுக்கும் நன்மைகள் உள்ளன, மேலும் தேர்வு மிகவும் தனிப்பட்டது.

பௌதீக பலகை

ஒரு பௌதீக பலகை பெரும்பாலும் ஆரம்பநிலையாளர்களுக்கு பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. அதன் தொட்டுணரக்கூடிய தன்மை மிகவும் சக்திவாய்ந்ததாக இருக்கும்.

• எடுத்துக்காட்டுகள்: ஒரு ஒயிட்போர்டு, ஒரு கார்க் போர்டு, ஒரு பெரிய காகிதத் தாள், அல்லது சுவரின் ஒரு பகுதி.
• பணி அட்டைகள்: ஸ்டிக்கி நோட்ஸ் ஒரு சிறந்த தேர்வாகும். அவற்றின் வரையறுக்கப்பட்ட அளவு உங்களை சுருக்கமாக இருக்க கட்டாயப்படுத்துகிறது, மேலும் அவற்றின் வண்ணங்களை வகைப்படுத்த பயன்படுத்தலாம்.
• நன்மைகள்:
  • அதிக பார்வைத்தன்மை: அது எப்போதும் உங்கள் பௌதீக இடத்தில் இருந்து, உங்கள் கடமைகளை உங்களுக்கு நினைவூட்டுகிறது.
  • தொட்டுணரக்கூடிய திருப்தி: ஒரு ஸ்டிக்கி நோட்டை "செயல்பாட்டில்" இருந்து "முடிந்தது" என்பதற்கு நகர்த்தும் பௌதீக செயல் நம்பமுடியாத அளவிற்கு திருப்தி அளிக்கிறது.
  • எளிமை: கற்றுக்கொள்ள மென்பொருள் இல்லை, நிர்வகிக்க அறிவிப்புகள் இல்லை. இது கவனச்சிதறல் இல்லாதது.
  • நெகிழ்வுத்தன்மை: ஒரு மென்பொருளின் பயனர் இடைமுகத்தின் கட்டுப்பாடுகள் இல்லாமல், நீங்கள் விரும்பும் எந்த வழியிலும் அதை வடிவமைக்கலாம்.
• தீமைகள்:
  • கொண்டு செல்ல முடியாதது: இது ஒரே இடத்துடன் (எ.கா., உங்கள் வீட்டு அலுவலகம்) பிணைக்கப்பட்டுள்ளது.
  • வரையறுக்கப்பட்ட தகவல்: ஒரு ஸ்டிக்கி நோட்டில் குறிப்பிட்ட அளவு உரையை மட்டுமே வைத்திருக்க முடியும். இணைப்புகள், கோப்புகள் அல்லது விரிவான குறிப்புகளைச் சேர்ப்பது கடினம்.
  • ஆட்டோமேஷன் அல்லது பகுப்பாய்வு இல்லை: நீங்கள் எளிதாக அளவீடுகளைக் கண்காணிக்கவோ அல்லது தானியங்கி நினைவூட்டல்களை அமைக்கவோ முடியாது.

டிஜிட்டல் பலகை

பல சாதனங்கள் அல்லது இடங்களில் வேலை செய்பவர்களுக்கு டிஜிட்டல் கருவிகள் சக்திவாய்ந்த அம்சங்களையும் நெகிழ்வுத்தன்மையையும் வழங்குகின்றன.

• எடுத்துக்காட்டுகள்: Trello, Asana, Notion, Jira (பெரும்பாலும் தொழில்நுட்ப வேலைகளுக்கு), Microsoft Planner, அல்லது Kanboard போன்ற எளிமையான ஓப்பன் சோர்ஸ் மாற்றுகள்.
• பணி அட்டைகள்: டிஜிட்டல் அட்டைகளில் விரிவான விளக்கங்கள், சரிபார்ப்பு பட்டியல்கள், இணைப்புகள், கெடு தேதிகள், கருத்துரைகள் மற்றும் இணைப்புகள் உள்ளிட்ட வளமான தகவல்கள் இருக்கலாம்.
• நன்மைகள்:
  • எங்கிருந்தும் அணுகலாம்: உங்கள் தொலைபேசி, டேப்லெட் மற்றும் கணினியில் கிடைக்கிறது, எல்லா சாதனங்களிலும் உங்களை ஒத்திசைவாக வைத்திருக்கும்.
  • வளமான செயல்பாடு: இணைப்புகள், ஒத்துழைப்பு (உங்கள் பலகையைப் பகிர்ந்தால்), தேடல், வடிகட்டுதல் மற்றும் காப்பகங்களை ஆதரிக்கிறது.
  • ஆட்டோமேஷன்: பல கருவிகள் விதி அடிப்படையிலான ஆட்டோமேஷனை அனுமதிக்கின்றன (எ.கா., ஒரு சரிபார்ப்புப் பட்டியல் முடிந்ததும் தானாக ஒரு அட்டையை நகர்த்துவது).
  • பகுப்பாய்வு: சில கருவிகள் உங்கள் சுழற்சி நேரம் (பணிகள் எவ்வளவு நேரம் எடுக்கின்றன) மற்றும் செயல் திறன் (நீங்கள் எத்தனை பணிகளை முடிக்கிறீர்கள்) பற்றிய அறிக்கைகளை வழங்குகின்றன.
• தீமைகள்:
  • "கண்ணை விட்டு மறைந்தால், மனதை விட்டு மறையும்": உங்கள் டிஜிட்டல் பலகை மற்றொரு உலாவி தாவலாக இருந்தால் அதைச் சரிபார்க்க மறந்துவிடுவது எளிது.
  • சிக்கலானது: அதிகப்படியான அம்சங்கள் உங்கள் அமைப்பை அதிகமாக பொறியியல் செய்ய வழிவகுக்கும் மற்றும் குழப்பமாக இருக்கலாம்.
  • கவனச்சிதறல்கள்: கவனமாக நிர்வகிக்கப்படாவிட்டால், இது டிஜிட்டல் இரைச்சலின் மற்றொரு ஆதாரமாக இருக்கலாம்.

ஆரம்பநிலையாளர்களுக்கான பரிந்துரை: ஒரு பௌதீக பலகையுடன் தொடங்கவும். ஒரு சுவரில் ஸ்டிக்கி நோட்ஸுடன் சில வாரங்கள் செலவிடுங்கள். இது மென்பொருள் அம்சங்களின் கவனச்சிதறல் இல்லாமல் முக்கிய கொள்கைகளை உங்களுக்குக் கற்பிக்கும். உங்கள் சொந்த பணிப்பாய்வை நீங்கள் புரிந்து கொண்டவுடன், உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யும் டிஜிட்டல் கருவியை நீங்கள் மிகவும் திறம்படத் தேர்ந்தெடுத்து உள்ளமைக்க முடியும்.

படி 2: உங்கள் நெடுவரிசைகளை வரையறுக்கவும் - உங்கள் பணிப்பாய்வின் நிலைகள்

உங்கள் நெடுவரிசைகள் உங்கள் பணிகள் கருத்தாக்கத்தில் இருந்து நிறைவு வரை எடுக்கும் பயணத்தைக் குறிக்கின்றன. மீண்டும், தொடங்கும் போது எளிமை முக்கியம்.

பாரம்பரிய மூன்று-நெடுவரிசை பலகை

இது உலகளாவிய தொடக்கப் புள்ளியாகும், மேலும் இது பலருக்கு போதுமானது.

• செய்ய வேண்டியவை (To Do): இது உங்கள் நிலுவைப் பட்டியல். நீங்கள் அடையாளம் கண்டுள்ள ஆனால் இன்னும் தொடங்காத அனைத்துப் பணிகளையும் இது கொண்டுள்ளது. இது விருப்பங்களின் பட்டியல், கடமைகள் அல்ல.
• செய்கிறேன் (Doing) (அல்லது செயல்பாட்டில்): இந்த நெடுவரிசையில் நீங்கள் தற்போது தீவிரமாகச் செயல்படும் பணி அல்லது பணிகள் உள்ளன. இந்த நெடுவரிசையில்தான் உங்கள் WIP வரம்பைப் பயன்படுத்துவீர்கள்.
• முடிந்தது (Done): இறுதிக் கோடு. ஒரு பணி முடிந்ததும், அது இங்கே நகர்கிறது. இந்த நெடுவரிசை உங்கள் சாதனைகளின் பதிவாக செயல்படுகிறது மற்றும் இது ஒரு சிறந்த உந்துதல் ஆதாரமாகும்.

காலப்போக்கில் உங்கள் பலகையை விரிவுபடுத்துதல்

நீங்கள் கணினியுடன் વધુ வசதியாகும்போது, மேலும் நுணுக்கமான பணிப்பாய்வு உதவியாக இருக்கும் என்பதை நீங்கள் காணலாம். உங்கள் குறிப்பிட்ட செயல்முறையைப் பிரதிபலிக்கும் நெடுவரிசைகளை நீங்கள் சேர்க்கலாம். இதோ சில பொதுவான சேர்த்தல்கள்:

• நிலுவை (Backlog): நீங்கள் ஒரு நாள் செய்யக்கூடிய, ஆனால் இன்னும் செம்மைப்படுத்தப்படாத அல்லது முன்னுரிமை அளிக்கப்படாத யோசனைகள் மற்றும் பணிகளுக்கான "ஆழமான சேமிப்பு" நெடுவரிசை. இது உங்கள் "செய்ய வேண்டியவை" நெடுவரிசையை சுத்தமாகவும், வரவிருக்கும் வேலைகளில் கவனம் செலுத்தவும் வைக்கிறது.
• அடுத்து (Next Up) (அல்லது தயார்): முழுமையாக வரையறுக்கப்பட்டு, முன்னுரிமை அளிக்கப்பட்டு, உங்களுக்கு திறன் கிடைத்தவுடன் "செய்கிறேன்" என்பதற்குள் இழுக்கத் தயாராக உள்ள பணிகள்.
• மதிப்பாய்வு/காத்திருப்பு (Review/Waiting): தடுக்கப்பட்ட அல்லது வேறு யாரிடமிருந்தாவது உள்ளீட்டிற்காகக் காத்திருக்கும் பணிகளுக்கு (எ.கா., ஒரு மின்னஞ்சலுக்கான பதிலுக்காகக் காத்திருத்தல், அல்லது ஒரு மேலாளரின் ஒப்புதலுக்காக). இது தடைகளை வெளிப்படையாகக் காட்டுகிறது.
• இந்த வாரம் முடிந்தது (Completed This Week): வாராந்திர மதிப்பாய்வின் போது ஒவ்வொரு வாரத்தின் முடிவிலும் நீங்கள் அழிக்கும் ஒரு தற்காலிக "முடிந்தது" நெடுவரிசை. இது வாராந்திர முன்னேற்றத்தைக் கண்காணிக்க உதவுகிறது.

ஒரு எழுத்தாளருக்கான எடுத்துக்காட்டு: நிலுவை -> யோசனைகள் -> சுருக்க வரைவு -> வரைவு எழுதுதல் -> திருத்துதல் -> முடிந்தது

ஒரு மாணவருக்கான எடுத்துக்காட்டு: செய்ய வேண்டியவை -> ஆராய்ச்சி -> எழுதுதல் -> மதிப்பாய்வு -> சமர்ப்பிக்கப்பட்டது

முக்கியமான விஷயம் என்னவென்றால், நெடுவரிசைகள் உங்கள் பணிப்பாய்வில் உள்ள உண்மையான படிகளை துல்லியமாக பிரதிபலிக்க வேண்டும். நீங்கள் விரும்பும் படிகளுக்கு நெடுவரிசைகளை உருவாக்க வேண்டாம்; நீங்கள் உண்மையில் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதை வரைபடமாக்குங்கள்.

படி 3: உங்கள் அட்டைகளை உருவாக்கி நிர்வகிக்கவும்

உங்கள் பலகையில் உள்ள ஒவ்வொரு அட்டையும் ஒரு தனி, தனித்துவமான வேலையைக் குறிக்கிறது. ஒரு நல்ல அட்டை எது?

• குறிப்பாக இருங்கள்: "திட்ட அறிக்கையில் வேலை செய்" என்பது ஒரு மோசமான அட்டை. "Q3 நிதி அறிக்கையின் அறிமுகத்தை வரைவு செய்" என்பது ஒரு நல்ல அட்டை. பணி தெளிவாகவும் செயல்படக்கூடியதாகவும் இருக்க வேண்டும்.
• அவற்றை ஒரே அளவில் வைத்திருங்கள்: பெரிய பணிகளை சிறிய, நிர்வகிக்கக்கூடிய துண்டுகளாக உடைக்க முயற்சிக்கவும். ஒரு நல்ல விதி என்னவென்றால், ஒரு அட்டை சில மணிநேரங்களிலிருந்து ஓரிரு நாட்களில் முடிக்கக்கூடிய வேலையைக் குறிக்க வேண்டும். ஒரு பணி மிகவும் பெரியதாக உணர்ந்தால், அது பல சிறிய அட்டைகளாக உடைக்கப்பட வேண்டிய ஒரு "காவியம்" ஆகும்.
• சூழலைச் சேர்க்கவும்: ஒரு ஸ்டிக்கி நோட்டில் கூட, நீங்கள் சிறிய விவரங்களைச் சேர்க்கலாம். ஒரு கெடு தேதி, அது சார்ந்த திட்டம் அல்லது அவசரக் காட்டி. டிஜிட்டல் அட்டைகளில், நீங்கள் இன்னும் பலவற்றைச் சேர்க்கலாம்: விரிவான விளக்கங்கள், துணைப் பணி சரிபார்ப்புப் பட்டியல்கள் மற்றும் தொடர்புடைய இணைப்புகள் அல்லது ஆவணங்கள்.

கன்பனின் மூலைக்கல்: செயல்பாட்டில் உள்ள வேலையை (WIP) வரம்பிடுதல்

இந்த வழிகாட்டியிலிருந்து நீங்கள் ஒரே ஒரு நடைமுறையை மட்டும் ஏற்றுக்கொண்டால், அது இதுவாக இருக்கட்டும். உங்கள் செயல்பாட்டில் உள்ள வேலையை (WIP) வரம்பிடுவது உங்கள் உற்பத்தித்திறனுக்கு நீங்கள் செய்யக்கூடிய மிகத் தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் மாற்றமாகும். இது ஒரு எளிய செய்ய வேண்டிய பட்டியல் மற்றும் ஒரு உண்மையான கன்பன் அமைப்புக்கு இடையிலான வித்தியாசம்.

WIP வரம்பை ஏன் இவ்வளவு சக்தி வாய்ந்தது?

நமது மூளை பல்பணிக்கு வடிவமைக்கப்படவில்லை. நாம் பணிகளுக்கு இடையில் மாறும்போது, "சூழல் மாறுதல்" எனப்படும் அறிவாற்றல் செலவை ஏற்கிறோம். ஒவ்வொரு முறையும் நீங்கள் ஒரு அறிக்கையை எழுதுவதிலிருந்து ஒரு மின்னஞ்சலுக்கு பதிலளிப்பதற்கும், ஒரு கூட்டத்திற்குத் தயாராவதற்கும் தாவும்போது, உங்கள் மூளை முந்தைய பணியின் சூழலை இறக்கிவிட்டு புதியதன் சூழலை ஏற்ற வேண்டும். இந்த செயல்முறை திறனற்றது மற்றும் மனதளவில் சோர்வூட்டுகிறது.

ஒரு WIP வரம்பை அமைப்பதன் மூலம், நீங்கள் தொடங்கியதை முடிக்க உங்களை கட்டாயப்படுத்துகிறீர்கள். இது பல நன்மைகளைக் கொண்டுள்ளது:

• அதிகரித்த கவனம்: கவனம் செலுத்த ஒன்று அல்லது இரண்டு பணிகள் மட்டுமே இருப்பதால், உங்கள் முழு கவனத்தையும் அவற்றுக்கு அர்ப்பணிக்க முடியும், இது உயர் தரமான வேலைக்கு வழிவகுக்கிறது.
• குறைக்கப்பட்ட மன அழுத்தம்: பத்து பாதி முடிக்கப்பட்ட பணிகளின் சுமையை உணருவதற்கு பதிலாக, உங்கள் "செய்கிறேன்" நெடுவரிசையில் உள்ள ஒன்று அல்லது இரண்டு பணிகளைப் பற்றி மட்டுமே நீங்கள் கவலைப்பட வேண்டும்.
• வேகமான நிறைவு: இது எதிர் உள்ளுணர்வாகத் தோன்றலாம், ஆனால் ஒரு நேரத்தில் ஒரு பணியில் கவனம் செலுத்துவது (ஒற்றை-பணி) தனிப்பட்ட பணிகளை விரைவாக முடிக்கச் செய்கிறது. இது ஒட்டுமொத்த ஓட்டத்தை மேம்படுத்துகிறது மற்றும் தொடக்கத்திலிருந்து முடிக்கும் வரையிலான நேரத்தைக் குறைக்கிறது (சுழற்சி நேரம் என அழைக்கப்படுகிறது).
• தடைகளை வெளிப்படுத்துகிறது: நீங்கள் உங்கள் WIP வரம்பை அடைந்து ஒரு புதிய பணியை இழுக்க முடியாதபோது, "எனது தற்போதைய வேலை ஏன் சிக்கியுள்ளது?" என்று கேட்க நீங்கள் கட்டாயப்படுத்தப்படுகிறீர்கள். இது தீர்க்கப்பட வேண்டிய ஒரு சிக்கலை எடுத்துக்காட்டுகிறது.

உங்கள் WIP வரம்பை எவ்வாறு அமைப்பது

WIP வரம்பு என்பது உங்கள் "செய்கிறேன்" நெடுவரிசையின் மேல் நீங்கள் வைக்கும் ஒரு எண். இந்த எண் அந்த நெடுவரிசையில் எந்த நேரத்திலும் அனுமதிக்கப்பட்ட அதிகபட்ச அட்டைகளின் எண்ணிக்கையைக் குறிக்கிறது.

• குறைவாகத் தொடங்குங்கள்: ஒரு தனிப்பட்ட WIP வரம்புக்கு ஒரு சிறந்த தொடக்கப் புள்ளி 2 அல்லது 3 ஆகும். சில தூய்மைவாதிகள் 1 என்ற WIP வரம்பை கூட ஆதரிக்கின்றனர்.
• விதி: உங்கள் WIP வரம்பை மீறினால், "செய்கிறேன்" நெடுவரிசையில் ஒரு புதிய அட்டையை இழுக்க முடியாது. புதிதாக ஒன்றைத் தொடங்குவதற்கான ஒரே வழி, பழையதை முடிப்பதே.
• சோதனை செய்து சரிசெய்யவும்: உங்கள் சிறந்த WIP வரம்பு உங்கள் வேலையின் தன்மையைப் பொறுத்தது. உங்கள் பணிகளில் பெரும்பாலும் மற்றவர்களுக்காகக் காத்திருப்பது அடங்கும் என்றால், 1 ஐ விட 3 என்ற வரம்பு சிறந்ததாக இருக்கலாம். முக்கியமானது என்னவென்றால், சற்று சங்கடமாக உணர வேண்டும்; வரம்பு உங்களைக் கட்டுப்படுத்த வேண்டும். வரம்பின் அழுத்தத்தை நீங்கள் ஒருபோதும் உணரவில்லை என்றால், அது அநேகமாக மிக அதிகமாக உள்ளது.

இந்த ஒழுக்கம் முதலில் கடினம். அந்த "விரைவான சிறிய பணியை" இழுக்க நீங்கள் ஆசைப்படுவீர்கள். அந்த ஆசையை எதிர்க்கவும். கன்பனின் குறிக்கோள் வேலையைத் தொடங்குவது அல்ல, வேலையை முடிப்பது.

உங்கள் அமைப்பை மேம்படுத்துவதற்கான மேம்பட்ட நுட்பங்கள்

நீங்கள் அடிப்படைகளில் தேர்ச்சி பெற்றவுடன், அதிக சிக்கலைக் கையாள உங்கள் பலகையில் மேலும் அதிநவீன கூறுகளை அறிமுகப்படுத்தலாம். ஒரு குறிப்பிட்ட தேவையை நீங்கள் உணரும்போது மட்டுமே இவற்றை படிப்படியாக அறிமுகப்படுத்துங்கள்.

ஸ்விம்லேன்கள் (Swimlanes)

ஸ்விம்லேன்கள் என்பது உங்கள் நெடுவரிசைகளைக் கடந்து செல்லும் கிடைமட்ட வரிசைகள், இது வேலையை வகைப்படுத்த உங்களை அனுமதிக்கிறது. ஒரே பலகையில் வெவ்வேறு செயல்பாட்டு потоக்குகளை நிர்வகிக்க அவை நம்பமுடியாத அளவிற்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

• திட்டம் அல்லது வாழ்க்கைப் பகுதி வாரியாக: நீங்கள் "வேலை", "தனிப்பட்டது", மற்றும் "கற்றல்" ஆகியவற்றிற்கு ஒரு ஸ்விம்லேன் வைத்திருக்கலாம். இது உங்கள் முழு வாழ்க்கையின் பணிச்சுமையின் முழுமையான பார்வையை உங்களுக்கு வழங்குகிறது.
• அவசரம் வாரியாக: பலகையின் மேல் ஒரு "விரைவுபடுத்து" அல்லது "வேகமான தடம்" பாதையை உருவாக்குவது ஒரு பொதுவான நடைமுறையாகும். இந்த பாதை உடனடியாக கவனிக்கப்பட வேண்டிய அவசர, எதிர்பாராத வேலைகளுக்கானது (எ.கா., ஒரு முக்கியமான உற்பத்திச் சிக்கல், ஒரு அவசர வாடிக்கையாளர் கோரிக்கை). இந்த பாதையில் உள்ள பணிகள் பெரும்பாலும் சாதாரண WIP வரம்புகளைத் தவிர்க்கின்றன, ஆனால் அவை ஓட்டத்தை சீர்குலைப்பதால் குறைவாகவே பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்.

சேவை வகுப்புகள் (Classes of Service)

சேவை வகுப்புகள் என்பது நீங்கள் வெவ்வேறு வகையான வேலைகளை எப்படி நடத்துகிறீர்கள் என்பதைக் கட்டளையிடும் கொள்கைகள். "எது அவசரமானது" என்பதைத் தாண்டி புத்திசாலித்தனமான முன்னுரிமை முடிவுகளை எடுக்க அவை உங்களுக்கு உதவுகின்றன. இவற்றை வெவ்வேறு வண்ண ஸ்டிக்கி நோட்ஸ் அல்லது டிஜிட்டல் கருவியில் உள்ள லேபிள்கள் மூலம் குறிக்கலாம்.

• நிலையானது (Standard): வழக்கமான பணிகளுக்கான இயல்புநிலை வகுப்பு. திறன் கிடைக்கும்போது அவை வரிசையாக இழுக்கப்படுகின்றன.
• விரைவுபடுத்து (Expedite): மேலே குறிப்பிட்டபடி, முக்கியமான, அவசரப் பணிகளுக்கு. இவற்றுக்கு முதலிடம் கொடுக்கப்படுகிறது.
• நிலையான தேதி (Fixed Date): ஒரு குறிப்பிட்ட தேதிக்குள் முடிக்கப்பட வேண்டிய பணிகளுக்கு (எ.கா., ஒரு அறிக்கையைச் சமர்ப்பித்தல், ஒரு கட்டணத்தைச் செலுத்துதல்). இவை சரியான நேரத்தில் செய்யப்படுவதை உறுதிசெய்ய நீங்கள் வேலை செய்கிறீர்கள், ஆனால் உடனடியாக அவசியமில்லை.
• தெரியாதவை (Intangible): பராமரிப்பு, கற்றல், அல்லது செயல்முறை மேம்பாடு போன்ற முக்கியமான ஆனால் அவசரமில்லாத பணிகளுக்கு (எ.கா., "ஒரு புத்தகத்தின் ஒரு அத்தியாயத்தைப் படித்தல்", "கணினி கோப்புகளை சுத்தம் செய்தல்"). நீங்கள் இவற்றை வெளிப்படையாக வகைப்படுத்தி திட்டமிடவில்லை என்றால், அவை பெரும்பாலும் புறக்கணிக்கப்படுகின்றன.

கைசென் (Kaizen): தொடர்ச்சியான முன்னேற்றத்தின் கலை

உங்கள் கன்பன் பலகை ஒரு நிலையான கலைப்பொருள் அல்ல; அது உங்களுடன் உருவாக வேண்டிய ஒரு வாழும் அமைப்பு. கைசென், அல்லது தொடர்ச்சியான முன்னேற்றம் என்ற கொள்கை இதற்கு மையமானது.

ஒவ்வொரு வாரத்தின் முடிவிலும் ஒரு தனிப்பட்ட பின்னோக்கிப் பார்வைக்கு ஒரு சிறிய நேரத்தை ஒதுக்குங்கள்—ஒருவேளை 15-30 நிமிடங்கள். உங்கள் பலகையைப் பார்த்து உங்களைக் கேள்விகள் கேளுங்கள்:

• இந்த வாரம் நான் என்ன சாதித்தேன்? ("முடிந்தது" நெடுவரிசையைப் பாருங்கள்).
• சில பணிகள் எவ்வளவு நேரம் எடுத்தன? எதிர்பார்த்ததை விட எதுவும் அதிக நேரம் எடுத்ததா?
• பணிகள் எங்கே சிக்கின? தடைகள் என்னவாக இருந்தன? ("செய்கிறேன்" அல்லது "காத்திருப்பு" நெடுவரிசையில் நீண்ட நேரம் இருந்த அட்டைகளைப் பாருங்கள்).
• எனது பணிப்பாய்வு (எனது நெடுவரிசைகள்) இன்னும் துல்லியமாக உள்ளதா? நான் ஒரு நெடுவரிசையைச் சேர்க்கவோ, நீக்கவோ அல்லது மறுபெயரிடவோ வேண்டுமா?
• எனது WIP வரம்பு எனக்கு வேலை செய்கிறதா? அது மிக அதிகமாக உள்ளதா அல்லது மிகக் குறைவாக உள்ளதா?
• அடுத்த வாரத்தை சுமுகமாக்க எனது அமைப்பு அல்லது எனது செயல்முறைக்கு நான் என்ன ஒரு சிறிய மாற்றத்தைச் செய்ய முடியும்?

இந்த வழக்கமான பிரதிபலிப்பு மற்றும் தழுவல் தான் ஒரு எளிய பலகையை தனிப்பட்ட வளர்ச்சி மற்றும் உற்பத்தித்திறனுக்கான ஒரு சக்திவாய்ந்த இயந்திரமாக மாற்றுகிறது.

பொதுவான ஆபத்துகளும் அவற்றை எவ்வாறு தவிர்ப்பது என்பதும்

உங்கள் தனிப்பட்ட கன்பன் பயணத்தைத் தொடங்கும்போது, இந்த பொதுவான பொறிகளைப் பற்றி எச்சரிக்கையாக இருங்கள்:

1. பலகையை மிகைப்படுத்துதல்: முதல் நாளிலிருந்தே ஒரு டஜன் நெடுவரிசைகள் மற்றும் ஐந்து ஸ்விம்லேன்களை உருவாக்கும் ஆசை வலுவானது. அதை எதிர்க்கவும். "செய்ய வேண்டியவை", "செய்கிறேன்", மற்றும் "முடிந்தது" உடன் தொடங்கவும். ஒரு புதிய நெடுவரிசை அல்லது ஸ்விம்லேன் தீர்க்கும் ஒரு குறிப்பிட்ட, தொடர்ச்சியான வலியின் புள்ளியை நீங்கள் உணரும்போது மட்டுமே சிக்கலைச் சேர்க்கவும்.
2. WIP வரம்பைப் புறக்கணித்தல்: இது மிகவும் பொதுவான தோல்வி முறை. WIP வரம்பு கட்டுப்படுத்துவதாக உணர்கிறது, எனவே மக்கள் அதைப் புறக்கணிக்கிறார்கள். நினைவில் கொள்ளுங்கள், வரம்புதான் கவனத்தை உருவாக்கி நிறைவை உந்துகிறது. அதை ஒரு கடினமான விதியாகக் கருதுங்கள்.
3. புதுப்பிக்கப்படாத பலகை: ஒரு கன்பன் பலகை யதார்த்தத்தைப் பிரதிபலிக்கவில்லை என்றால் அது பயனற்றது. உங்கள் பலகையை நிகழ்நேரத்தில் புதுப்பிப்பதை ஒரு பழக்கமாக்கிக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் ஒரு பணியைத் தொடங்கும்போது, அட்டையை நகர்த்தவும். நீங்கள் அதை முடிக்கும்போது, அட்டையை நகர்த்தவும். ஒவ்வொரு நாளின் தொடக்கத்திலும் முடிவிலும் உங்கள் பலகையைச் சரிபார்ப்பது ஒரு நல்ல நடைமுறை.
4. பணிகள் மிகப் பெரியவை: ஒரு அட்டை உங்கள் "செய்கிறேன்" நெடுவரிசையில் ஒரு வாரம் இருந்தால், அது மிகப் பெரியது. அதை உடைக்கவும். ஒரு அட்டை ஒரு சிறிய, மதிப்புமிக்க வேலை அதிகரிப்பைக் குறிக்க வேண்டும்.
5. "செய்ய வேண்டியவை" நெடுவரிசை ஒரு குழப்பம்: உங்கள் "செய்ய வேண்டியவை" நெடுவரிசை ஒவ்வொரு சீரற்ற சிந்தனைக்கும் ஒரு கொட்டும் இடமாக இருக்கக்கூடாது. மூல யோசனைகளைப் பிடிக்க ஒரு தனி "நிலுவை" அல்லது வேறு கருவியைப் (ஒரு எளிய குறிப்புகள் பயன்பாடு போன்றவை) பயன்படுத்தவும். உங்கள் "செய்ய வேண்டியவை" நெடுவரிசை ஒப்பீட்டளவில் நன்கு வரையறுக்கப்பட்ட மற்றும் விரைவில் வேலை செய்யப்பட வாய்ப்புள்ள பணிகளுக்காக இருக்க வேண்டும்.
6. கொண்டாட மறப்பது: அட்டைகளை "முடிந்தது" என்பதற்கு நகர்த்திவிட்டு அவற்றை மறந்துவிடாதீர்கள். நாளின் அல்லது வாரத்தின் முடிவில், உங்கள் "முடிந்தது" நெடுவரிசையைப் பார்க்க ஒரு கணம் எடுத்துக் கொள்ளுங்கள். இது உங்கள் முன்னேற்றத்தின் ஒரு தொட்டுணரக்கூடிய பதிவு மற்றும் ஒரு சக்திவாய்ந்த உந்துவிசையாகும்.

முடிவுரை: மேலும் கவனம் செலுத்திய வாழ்க்கைக்கான உங்கள் பயணம்

தனிப்பட்ட கன்பன் என்பது ஒரு கடுமையான விதிகள் தொகுப்பு அல்ல; இது நீங்கள் எவ்வாறு வேலை செய்கிறீர்கள் என்பதைப் புரிந்துகொள்வதற்கும் மேம்படுத்துவதற்கும் ஒரு நெகிழ்வான கட்டமைப்பாகும். உங்கள் வேலையைக் காணக்கூடியதாக மாற்றுவதன் மூலமும், நீங்கள் ஒரே நேரத்தில் சமாளிப்பவற்றைக் கட்டுப்படுத்துவதன் மூலமும், ஒரு மென்மையான ஓட்டத்தில் கவனம் செலுத்துவதன் மூலமும், நீங்கள் தொடர்ச்சியான எதிர்வினையின் நிலையிலிருந்து ஒரு நோக்கமுள்ள செயலின் நிலைக்கு நகரலாம்.

இது ஒரு குழப்பமான உலகில் அமைதி மற்றும் கட்டுப்பாட்டின் உணர்வை வழங்கும், உங்கள் ஆற்றலை எங்கு செலுத்த வேண்டும் என்பது பற்றிய நனவான தேர்வுகளைச் செய்ய உதவுகிறது. இது உங்கள் பணிச்சுமை பற்றிய உண்மையை வெளிப்படுத்துகிறது மற்றும் உங்கள் திறன் குறித்து யதார்த்தமாக இருக்க உங்களைக் கட்டாயப்படுத்துகிறது. ஒரு உற்பத்தித்திறன் "தந்திரம்" என்பதை விட, இது நிலையான, மன அழுத்தமில்லாத சாதனைக்கான ஒரு அமைப்பாகும்.

உங்கள் சவால் எளிமையானது: இன்றே தொடங்குங்கள். சில ஸ்டிக்கி நோட்ஸைப் பிடித்து ஒரு சுவரைக் கண்டுபிடி. அல்லது ஒரு இலவச Trello கணக்கைத் திறக்கவும். உங்கள் மூன்று நெடுவரிசைகளை உருவாக்கவும்: செய்ய வேண்டியவை, செய்கிறேன், முடிந்தது. உங்கள் "செய்கிறேன்" நெடுவரிசைக்கு 2 என்ற WIP வரம்பை அமைக்கவும். உங்கள் தற்போதைய பணிகளை அட்டைகளில் எழுதி அவற்றை பொருத்தமான நெடுவரிசைகளில் வைக்கவும். பின்னர், உங்கள் வேலையையும், உங்கள் முன்னேற்றத்தையும், ஒரு புதிய வெளிச்சத்தில் பார்ப்பதிலிருந்து வரும் தெளிவையும் கவனத்தையும் நீங்களே அனுபவிக்கவும்.